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Empleos

Descripción general: Esta plaza está disponible en la sede de Little Rock. Puede trabajar de 30 (80%) a 40 (tiempo completo) horas por semana, según las necesidades del candidato. En esta plaza, el candidato ayudará al Director Adjunto con la gestiones de finanzas, las subvenciones, los recursos humanos, la administración y el soporte de IT. También ayudará al Director de Desarrollo de Little Rock con apoyo administrativo, incluida la gestión de la base de datos de contactos y recaudación de fondos.

Los candidatos deben tener experiencia en contabilidad y operaciones diarias de una empresa. La experiencia previa con una organización sin fines de lucro es una ventaja. El rango de salario anual es de $ 55,000 a $ 60,000 dependiendo de la experiencia y la cantidad de horas trabajadas por semana. Se anima a postularse a las personas de color y otros solicitantes con experiencia en los temas que defendemos. El puesto puede trabajar uno o dos días a la semana en casa en coordinación con el asistente administrativo a tiempo parcial, pero debe asegurarse de que las tareas administrativas estén cubiertas en la oficina y estar disponible para ingresar si es necesario.

Descripción: Asegurar de que las operaciones diarias de la oficina se desarrollen sin problemas. Asistir al Subdirector con la gestión de finanzas, subsidios, recursos humanos, administración y soporte de IT. Brindar apoyo administrativo al Director de Desarrollo de Little Rock, incluida la administración de la base de datos de contactos / recaudación de fondos. Brindar apoyo de asistente ejecutivo al Director Ejecutivo y apoyo administrativo al personal de AACF.

Calificaciones / Habilidades: Experiencia en contabilidad y operaciones diarias de una empresa (con o sin fines de lucro). Competente en Quickbooks, Excel y administración de bases de datos de contactos.

Responsabilidades laborales:

  • Realizar tareas de contabilidad, incluidas las cuentas por pagar y por cobrar, y la conciliación del extracto bancario mensual y la base de datos.
  • Ayudar al subdirector con el cierre trimestral y la asignación de fondos de la subvención.
  • Supervisar la tecnología de la oficina central y la oficina del noroeste de Arkansas, incluida la resolución de problemas con el personal para determinar cuándo se necesita la asistencia de un consultor de IT, trabajar en estrecha colaboración con el consultor de IT para asegurarse de que los problemas se solucionen a tiempo, comprar software y equipos, garantizar que el servidor de red esté debidamente mantenido por el consultor de IT.
  • Supervisar la compra y el mantenimiento del equipo de oficina, incluido el sistema telefónico, la fotocopiadora, el medidor de franqueo, las computadoras, etc.
  • Comuníquese con los proveedores cuando haya problemas de mantenimiento.
  • Asistir al dueño de la propiedad en cuestiones de mantenimiento.
  • Ayudar al subdirector a mantener el paquete de beneficios complementarios para el personal, incluido el plan 401 (k) y las pólizas de seguro médico.
  • Ayudar al director adjunto a preparar y presentar documentación para las propuestas de subvenciones, mantener la correspondencia de subvenciones y las notificaciones de subvenciones y notificar al personal cuando vencen las propuestas de subvenciones y los informes de subvenciones.
  • Trabajar en estrecha colaboración con el Director de Desarrollo de Little Rock y el Director de Desarrollo del Noroeste de Arkansas para garantizar que las donaciones se ingresen de manera correcta y oportuna en la base de datos de donantes, que las transacciones de tarjetas de crédito se procesen a tiempo y que se generen informes para analizar los datos de los donantes.
  • Ayude al Director de Desarrollo de Little Rock, incluido el apoyo administrativo, la asistencia con los correos, la generación de informes, el seguimiento de las promesas anuales de la junta y la ayuda con eventos especiales.
  • Ayudar al Director de Desarrollo de Little Rock con la administración de los donantes mensuales, incluida la carta de impuestos de fin de año en enero y la configuración de recordatorios automáticos en la base de datos para las tarjetas de crédito que vencen.
  • Supervisar la base de datos de contactos / recaudación de fondos, incluida la capacitación del personal sobre cómo usarla y solucionar problemas, ingresar información de contacto y de donantes junto con obsequios, configurar el registro en línea para eventos, importar y exportar información a la base de datos y ayudar al personal a generar informes de la base de datos.
  • Asistir al Director Ejecutivo con las tareas de la junta, incluida la coordinación de las reuniones de la junta y el comité y el retiro anual. Asegúrese de que los minutos de la junta se registren y guarden correctamente.
  • Brindar apoyo al Director Ejecutivo.
  • Ayudar con la planificación de reuniones y retiros del personal. Participe en el comité de formación de equipos de personal. Coordinar el reconocimiento de cumpleaños y ocasiones especiales para el personal.
  • Salude a los invitados y conteste los teléfonos de la oficina cuando el Asistente administrativo a tiempo parcial no esté disponible, y asegúrese de que otros miembros del personal cubran los teléfonos y la recepción cuando estén fuera de la oficina. Revise y maneje las solicitudes de correo electrónico enviadas a la cuenta de correo electrónico general de la AACF ([email protected]).
  • Mantenga el calendario de la oficina y asegúrese de que las reuniones en la sala de conferencias estén en el calendario. Mantener y preparar la sala de conferencias para reuniones (café, té, agua, etc.).
  • Asegúrese de que las áreas comunes de la oficina (sala de suministros, sala de almacenamiento, etc.) se mantengan ordenadas y organizadas y programe todos los días de limpieza del personal según sea necesario. Asignar tareas de cocina semanales al personal.
  • Mantenga los suministros de oficina y cocina y ordene según sea necesario.
  • Asegúrese de que el correo (tanto entrante como saliente) se procese a diario.
  • Cree hojas de horas para el personal y hojas de horas para cabildeo al comienzo de cada año y envíe recordatorios periódicamente para actualizarlas.
    Supervisar las funciones del asistente administrativo a tiempo parcial.
    Otras funciones asignadas.

¡Aplica ya!

Para applicar, envíe una carta de presentación y un currículum vitae a [email protected].

Sobre AACF
Arkansas Advocates for Children and Families (AACF) se fundó en 1977 para promover políticas públicas que mejoren el bienestar de los niños y las familias, especialmente los más vulnerables debido a la pobreza, el racismo y otras barreras estructurales. A través de la investigación y la defensa de políticas, AACF promueve reformas para mejorar el bienestar del niño y la familia, incluido el bienestar del niño, la educación, la seguridad económica familiar, la salud, la justicia juvenil y la equidad racial.

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